Aanbesteding en innovatie

In het voorwoord stellen Aernout Schmidt en Stephan Corvers dat ze de inhoud van het boek in de toekomst willen aanpassen en best practices willen toevoegen, zodra er ervaringen met concrete trajecten aan hun terug gerapporteerd worden. Kennelijk hebben we met een methode te maken die zich in de praktijk nog moet bewijzen. 'Aanbesteden en innovatie' heeft om die reden iets sympathieks, omdat het niet onder stoelen of banken steekt dat het 'work in progress' is. Een bijzondere uitgave dus. De doelgroep die de auteurs voor ogen staat, is gevarieerd en bestaat uit ervaren professionals, deelnemers aan hoger onderwijs, inkopers en initiatiefnemers van aanbestedingen. Het niveau is hoog. Er wordt veel bekend verondersteld, zodat het voor studenten een hele kluif zal zijn. Het taalgebruik is plezierig maar ook wollig en soms erg onduidelijk. Daar heeft uitgever Sdu helaas een steekje laten vallen. Inhoudelijk is het boek sterk, maar niet op alle punten. Het kernbegrip bijvoorbeeld is niet eenduidig. Een aanbesteding is volgens de schrijvers vaak 'een traject', maar regelmatig ook 'een proces', of 'een project in de zin van Prince2'. Dat leidt af. De auteurs nemen naar eigen inzicht enkele elementen uit de projectmanagementmethoden (de PID uit Prince2) en systeemontwikkelmethoden (de use case) in hun aanpak over, maar niet de methodische context waarin deze elementen in hun oorspronkelijk methode zijn gebed. Daardoor roept de aanpak IT-inhoudelijke vragen op. De auteurs signaleren dat veel PID's slecht zijn voorbereid en niet duidelijk zijn. Ze beloven dat Legal Requirements Engineering (LRE) leidt tot een beter PID. Wat LRE nu precies is, blijft wat vaag. LRE is een manier om gedrag in een organisatie te organiseren. Het is ook een manier van waarnemen in zes beelden. En een verzameling technieken en checklists. Maar het is bovenal een manier van specificeren die in vier niveaus van 'globale droom' naar gedetailleerd 'aanbestedingsdocument' gaat. Vernieuwend hierbij is de tussentijdse juridische verificatie. Ze stellen hierover veel goede vragen die in een mooie checklist staan. Bij het specificeren maken Schmidt en Corvers onder andere gebruik van een use case. Deze manier van werken is weer 'geleend' uit moderne systeemontwikkelmethoden zoals RUP en Agile. Maar bij die IT-methoden werkt men in iteraties en specificeert men op voorhand maar zeer beperkt. Die kant willen de auteurs kennelijk niet op. In de kern is de door de auteurs voorgestelde aanpak een Watervalaanpak. Ga maar na: na een voorbereiding volgt een projectopdracht, ontwerp, aanbesteding, contract, de realisatie, aanvaarding van het resultaat en ten slotte de ingebruikname. In deze klassieke waterval schuilt een onoverkomelijk probleem met LRE. Innovatieve of complexe IT-systemen kunnen vóór de realisatie nooit afdoende gespecificeerd worden. Vooral bij organisatiebrede IT-systemen is het niet mogelijk om vanuit een gespecificeerd ontwerp te werken. En om dit ontwerp onderdeel van het contracteren te maken. Organisaties zijn eenvoudigweg niet in staat om op voorhand aan te geven wat het is dat zij nodig hebben. Men heeft nu juist het IT-project nodig om daar achter te komen. IT-projecten zijn een zoektocht naar de best mogelijke toepassing van technologie in organisaties. Men koopt dus niets, maar werkt samen naar de oplossing. Natuurlijk is daarbij behoefte aan een gecontroleerde inzet van mensen en middelen en zal de aanbestedingswet moeten worden geëerbiedigd. Maar bij complexe systeemontwikkeling is het nu eenmaal zo dat je alles wat je van te voren moet weten, je helaas niet kan weten. Daarom is de waterval als systeemontwikkelingmethode de laatste tien jaar in onbruik geraakt. Maar kennelijk nog niet overal. Aanbestedingscontracten die op een watervalontwikkelaanpak gebaseerd zijn, leiden juist tot meer meningsverschillen en tot meer juridische touwtrekkerij. Wat mij betreft is het daarom: 'back to the drawing board met LRE'. Wanneer de auteurs 'LRE voor Agile of RUP' bedenken, hebben ze een wereldhit. Alleen al daarom is het boek zeer de moeite waard.